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虽然每个项目都不一样, 一组标准化的过程和实践可以简化多个项目的管理,并最大化成功的机会. 许多企业使用 项目管理办公室(PMO) 为了提供这种一致性: 89%的组织 最近的一份报告发现,至少有一个PMO. 今天的项目管理办公室是一个卓越的中心, 提供专业知识, 支持, 以及组织内部的指导.
项目环境是动态的,并且 管理办公室 帮助组织获得跨多个项目团队的一致性, 通过更好的治理和更好的风险管理. 与 59%的项目经理 现在同时运行两到五个项目, 还有11%的人同时做6到10件事, 项目管理办公室已经成为一个关键的支持功能. 许多成功的项目管理组织 与高层合作 获得管理层的支持,并确保项目组合与组织战略保持一致.
越来越多的公司认识到项目管理办公室所能提供的价值, 但建立这样一个体系是一项复杂的任务, 有许多挑战需要克服,有许多选择需要做出. 在我从事项目管理的二十年中,我为许多pmo提供过咨询,并对领导一个pmo所需的技能和接近实施的最佳方法有了深入的了解.
任何项目管理办公室的好坏取决于它的领导和执行. 当功能最佳时,构建一个健壮的PMO过程将:
尽管PMO处理的是项目管理,但这两个职能的运作方式非常不同. 以下是它们如何协同工作的高级视图:
项目管理处 | 项目经理 |
---|---|
设计从项目启动到项目结束的项目管理流程. | 在项目生命周期中应用项目管理流程. |
努力使资源在许多项目和计划中可用. | 为成功的项目交付利用资源. |
向利益相关者和领导提供反馈和状态报告. | 向项目管理办公室提供反馈和状态报告. |
A PMO的领袖 应:
高管们常犯的一个错误是将PMO的控制权交给他们的首席项目经理. 这个人可能擅长管理项目, 但是他们在日常项目管理中应用的专业知识可能无法满足标准所要求的知识深度, 流程, 或管理.
与任何项目一样,在建立PMO时,您需要评估、分析和计划. 要成功实施项目管理办公室的过程和程序,请遵循以下四个步骤:
在你开始之前,你必须考虑你想要的PMO类型. 想想你想要达到的目标到底是什么:组织中项目管理的未来状态应该是什么样子? 这将帮助您突出差距,并确定项目管理办公室将致力于解决的领域.
PMO有几种类型, 而选择哪一个会根据业务需要和情况而有所不同 项目管理成熟度 在公司内部(更成熟的组织可能需要更少的监督). pmo按以下方式分类 控制水平 他们练习:
支持: 支持性PMO的控制程度较低. 它通过提供培训、模板和最佳实践来支持所有项目. 它以顾问或顾问的身份运作.
控制: 控制项目管理办公室检查项目管理工具是否, 标准, 过程也被应用到项目中. 它既是审计员又是顾问.
指令: 指令性项目管理办公室保持高度的控制,并对项目的执行负责. 项目经理向项目管理办公室汇报工作.
PMO由三个相互依赖的组成部分组成:功能、结构和规程. 定义每个组件将如何运作,以确保其职责没有不确定性, 目标, 或者放在更广泛的业务背景下.
功能组件
了解项目管理办公室的范围和目的是决定其如何运作的重要步骤. 这个组件可以是:
结构组件
你还需要定义组成项目管理办公室的人员、流程和工具:
纪律组件
你的首席运营官可能在管理:
既然您已经定义了干预的组件和领域, 您可以与涉众一起确定需求的优先级,并创建一个循序渐进的路线图,为PMO的设置和优化制定策略.
接下来,确定 kpi 这将用于衡量项目管理办公室的绩效,以及如何收集及时、准确的数据. kpi可以围绕任务完成或里程碑构建, 已交付项目和规划的已实现收益, 跨投资组合的战略一致性, 资源利用率, 和更多的, 但你应该针对这些主要领域制定kpi:
组织变革 会很难,心态转变时保持耐心很重要. 您应该确定最有问题的流程,并优先解决这些问题, 尽可能自动化乏味的任务, 为截止日期设置通知和提醒. 项目经理对引入项目管理办公室的反应将是其成功的决定性因素. 快速取得小的胜利可以帮助他们获得支持, 因为他们开始看到项目管理办公室可以提供的价值. 一定要认可项目经理的努力, 尽可能满足他们的需求, 并提供全面的支持和培训.
如果你的 组织规模很大, 您可以使用试点团队在组织范围内推出之前获得关于更改的反馈,这将为您提供改进和补救任何初始问题的机会.
PMO不是一个停滞不前的实体,它将随着企业的发展而发展 项目经理的技能 知识,以及系统和工具的改进. 定期检查数据以监控性能并推动改进, 并随着项目管理办公室的成熟而不断更新kpi. The PMO must stay aligned with the organization; when business strategy shifts, 项目管理办公室的战略必须随之转变.
最终, 每个组织都是不同的,不存在放之四海而皆准的PMO实施计划. 它需要勤奋和细心. 尽量不要偏离你的目标, 记住总体目标, 定期与利益相关者沟通进展情况, 并及时解决任何问题.
一个执行良好的项目管理办公室有很多好处, 但是需要大量的努力和改变来建立. 而项目管理办公室通常被视为一种管理职能, 获得支持是其有效性的核心,不应该是事后的想法. 项目管理办公室应该成为加强问责制的催化剂, 协同作用, 和纪律, 最重要的是应该提高效率, 使项目经理能够事半功倍.
项目管理办公室(PMO)的作用是为整个组织的项目经理提供支持和指导,并确保项目与业务战略保持一致.
一个成功的项目管理办公室将带来许多好处, 包括加强问责制, 改善利益相关者的协作, 一致性, 提高效率.
项目管理办公室(PMO)的运作方式与项目经理(PM)不同。. PMO列出PM将在其项目中使用的过程和资源. PM向PMO交付报告, 然后,哪些可以用来为组织领导者提供项目绩效洞察.
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